BE- Notes de frais : Conseils et check-list

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[Belgique – Concerne les Administrateur·trices d’Activité uniquement]

 

La fin de l’année approche et la traditionnelle échéance de remise des notes de frais 2020 aussi. Anticipons. Et pour permettre un traitement plus rapide des notes de frais liées à votre Activité, voici quelques conseils et erreurs à éviter.

Tout d’abord, petit rappel si nécessaire, qu’est-ce qu’une note de frais ? Il s’agit d’un document qui regroupe les dépenses engagées dans le cadre de vos activités. Il permet de remettre les pièces justificatives permettant la prise en charge de ces dépenses par le budget de votre Activité, ces frais étant nécessaires à sa réalisation.

Une date à retenir : 15 janvier 2021, c’est la date limite pour soumettre les notes de frais 2020 liées à votre Activité. Au-delà de cette date, elles ne pourront plus être prises en compte. Elles ne pourront pas être reportées à l’année suivante. 15 janvier, c’est la dernière limite. Mais le plus tôt sera évidemment le mieux, pour permettre aux conseillers et conseillères de les vérifier et valider dans les temps.

Anticipons quelques problèmes fréquents. Nous serons toutes et tous gagnant·es. Voici une check-list pour vous aider :

  • La note de frais est encodée, renvoyée SIGNÉE en format PDF et accompagnée de TOUS les justificatifs (factures, tickets, etc.) liés à ces frais. Il est indispensable de conserver les originaux des justificatifs sept ans chez vous.
  • Tous les documents sont DATÉS en 2020.
  • Votre budget est suffisant. Le montant de la note de frais envoyée ne doit pas dépasser votre budget.
  • Les factures sont établies au nom de Productions associées asbl, avec l’adresse de facturation suivante : PRODUCTIONS ASSOCIÉES ASBL – Rue Coenraets, 72 1060 Bruxelles – TVA : BE 0896.755.397
  • Les justificatifs de type « ticket de caisse » ou établis à votre nom ne dépassent pas 25 euros TVAC.
  • Les preuves de paiement seules ne seront pas valables, il faut toujours une facture ou un ticket de caisse.
  • Les frais de déplacements ne peuvent être acceptés que si un contrat de travail est établi pour les dates concernées.
  • Les factures de GSM et internet doivent être à votre nom et seront acceptées uniquement si un contrat de travail est établi pendant le mois correspondant à la facture.
    Les frais de téléphone sont remboursables jusqu’à 80% du montant et les frais d’internet jusqu’à 100%.
  • Pour les achats de tablettes/smartphone/PC, veuillez contacter votre conseiller·ère avant de procéder à l’achat. En analysant votre situation professionnelle, il ou elle pourra vous dire si vous pouvez acheter ces biens au nom de Productions Associées ou à votre propre nom et si ces achats seront bien considérés comme des frais professionnels.

Si vous achetez un bien d’investissement d’un montant supérieur à 1000 euros?

  • Encodez une note de frais séparée pour cet achat.
  • Vérifiez que vous disposez de suffisamment de budget et de disponible dans votre Activité.
  • Contactez votre conseiller·ère, ce type d’investissements fait l’objet d’un traitement administratif spécifique.

Enfin, quelques conseils pour permettre un traitement plus rapide de vos documents :

  • Envoyez de préférence les documents en format PDF ou jpg et en ATTACHÉ (et non dans le corps du mail).
  • Veillez à la qualité des photos (si vous n’avez pas de scan). Il existe des applications pour scanner avec votre smartphone et créer des PDF.
  • Nommez et ordonnez vos fichiers. Indiquez clairement la note de frais à laquelle correspondent les justificatifs. L’idéal serait de scanner tous les documents (Note de frais signée+ justificatifs dans l’ordre d’encodage) pour n’en faire qu’un seul et unique PDF.
  • Mentionnez dans l’objet de votre email la référence de la note de frais (DMD.NDF.xxxxxx)

Encore des questions ? Des ateliers/helpdesks sont organisés en ligne (programme ci-dessous) pour vous accompagner et vous permettre de poser toutes vos questions.
Et en attendant, n’hésitez pas à contacter votre conseillère ou conseiller.

Permanences en ligne « Note de frais »

Ces permanences vous sont proposées, en tant qu’admininistrateur·trice d’activité, afin de vous aider dans la finalisation des frais de l’année 2020. En effet, pour des raisons comptables, vous devez remettre vos frais au plus tard le 15 janvier 2021. Pour éviter la précipitation (et les erreurs qui peuvent en découler) du début d’année, nous vous proposons des permanences afin de répondre à vos questions sur des frais particuliers que vous auriez pu avoir dans le cadre professionnel ainsi que pour vous aider à remplir une note de frais.

Quand et comment ?
Le MARDI 08.12.2020 de 14h à 16h :

Liège – https://meet.jit.si/PermanenceNDFSmart-Liège-08.12-14.00/16.00

Bruxelles Purple – https://meet.jit.si/PermanenceNDFSmart-BruxellesPurple-08.12-14.00/16.00

Bruxelles Turquoise – https://meet.jit.si/PermanenceNDFSmart-BruxellesTurquoise-08.12-14.00/16.00

Bruxelles Blue – https://meet.jit.si/PermanenceNDFSmart-BruxellesBlue-08.12-14.00/16.00

Bruxelles Green – https://meet.jit.si/PermanenceNDFSmart-BruxellesGreen-08.12-14.00/16.00

Bruxelles Yellow – https://meet.jit.si/PermanenceNDFSmart-BruxellesYellow-08.12-14.00/16.00

Louvain-la-Neuve / Namur – https://meet.jit.si/PermanenceNDFSmart-LLNamur-08.12-14.00/16.00

Le VENDREDI 11.12.2020 de 10h à 12h :

Hainaut (bureaux de Charleroi, Mons & Tournai) – https://meet.jit.si/PermanenceNDFSmart-Hainaut-11.12-10.00/12.00

Vlaanderen (bureaux d’Antwerpen & Gent) – https://meet.jit.si/PermanentieonkostennotaSmart-Vlaanderen-11.12-10.00/12.00

Connectez-vous à la session de votre bureau/équipe. Un·e conseiller.e vous accueillera sur une conversation JITSI, afin de répondre à des questions d’ordre général et vous orientera, si nécessaire, vers une autre salle de conversation avec un·e autre conseiller·e afin d’évoquer des questions plus personnelles liées à vos frais professionnels.

12 réponses sur « BE- Notes de frais : Conseils et check-list »

Donc si je comprend bien, c’est désormais à nous de conserver les originaux ? C’est un service que smart rendait et qui se retrouve a notre charge… Cela ne me semble pas juste. Pourquoi ne pouvons nous plus envoyer les documents ? Le covid n’est il pas une excuse un peu facile ?

Bonjour Simon, la conservation des pièces justificatives est demandée à titre préventif. En vue de la situation sanitaire actuelle, nos équipes ont été mises en télétravail. C’est pour cela que vos demandes de notes de frais ne seront pas traitées en temps et en heure voulue si vous les envoyez. Belle journée à vous,

Bonjour
pourrai je encodé des n d frais tel internet ect malgré la période covid?
puisque profession coiffeur et Event interdit.
mais il faut contacter p préparer l avenir…

Bonjour Patrick, les frais internet peuvent être encodés s’ils sont utilisés dans le cadre de l’activité professionnelle. Belle journée,

Très bonne checklist bien rédigée et précise. Par contre, aucune indication de l’adresse mail vers laquelle renvoyer les documents. S’agit-il de celle du conseiller.e ?

Bonjour Joêlle, merci pour votre retour. En effet, vous pouvez envoyer vos documents directement par mail à votre conseiller·e. Belle journée à vous,

Bonjour Bernadette,
Pour toute question opérationnelle, vous pouvez prendre contact avec votre conseiller ou l’équipe de conseillers la plus proche de chez vous. Vous retrouverez les informations de contact ici : https://smartbe.be/fr/contact/. Belle journée à vous,

Bonjour,

Cela fait maintenant 7 mois que j’attends la création de mon activité.

Sur les recommandations de vos conseillers, j’ai fait mettre mes factures d’achat de materiel au nom de « Productions Associées », dans le but de pouvoir les encoder comme note de frais une fois l’activité constituée.

Bien que cela semble être en cours, j’ai du mal à imaginer que tout soit en place avant le 12 Janvier.

Pouvez-vous me dire ce qui peut être fait pour pouvoir tout de même bénéficier du remboursement de ces notes de frais une fois l’activité constituée en 2021 ?

Le montant total s’élève à plusieurs milliers d’euros et j’avoue que ça m’inquiète pas mal.

Merci de votre compréhension

Bonjour Guillaume, pour toutes questions opérationnelles, je vous suggère de contacter votre conseiller. Belle journée à vous,

Bonjour Viviane, pour toutes demandes opérationnelles, vous pouvez vous adresser à votre conseiller. Belle journée et meilleurs voeux de la part de Smart

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