Vous avez accès à partir d’aujourd’hui à un nouvel outil, accessible en saisissant guide.smart.coop dans votre navigateur internet, qui hébergera l’ensemble des informations utiles pour comprendre et utiliser nos outils. Son contenu est encore très limité, mais il sera enrichi progressivement pour devenir votre espace documentaire de référence.
Pourquoi une base de connaissance?
Notre entreprise partagée propose des outils et services dont la prise en main et l’appropriation ne sont pas toujours évidentes. Comprendre comment les utiliser et quels règles ou principes les sous-tendent est pourtant essentiel, et cet effort repose aujourd’hui beaucoup sur l’appui des équipes de conseiller·es qui vous accompagnent au quotidien. Cela fonctionne, mais reste perfectible, comme l’ont d’ailleurs illustré certains retours collectés lors de la consultation sur l’accessibilité de la coopérative réalisée l’été dernier:
J’ai passé énormément de coups de fil à mon conseiller pour des questions non précisées dans les documents alors qu’il suffirait d’avoir une documentation plus complète à consulter n’importe quand.
Certaines demandes d’informations, même si intéressantes d’être expliquées par les conseillers pourraient être consultables en ligne, sur une page internet, ou comme fait précédemment, avec une vidéo qui illustre le processus pour encoder un contrat.
Ces retours illustrent la nécessité de vous donner davantage d’autonomie dans l’accès à l’information et rejoignent notre volonté de mieux gérer la documentation que nous mettons à votre disposition, souvent éparpillée et insuffisamment tenue à jour. Ces derniers mois, le blog Kronik nous a permis de vous partager certaines informations précieuses, mais sans représenter un dispositif pérenne.
Nous avons donc décidé de construire une base de connaissance où nous centraliserions articles et documents utiles à la bonne compréhension de nos outils et services.
La première étape de ce chantier aura consisté à comparer différentes solutions techniques pour choisir celles qui correspondaient le mieux à ce que nous souhaitons mettre en œuvre. Notre choix s’est orienté sur l’outil Document360.
Choix de l’outil
Nous avons privilégié dans nos recherches les solutions libres ou Open Source, et avons même envisagé une solution interne. Néanmoins aucune des solutions évaluées ne nous a semblé en mesure de répondre à ce que nous cherchions sans un effort important d’adaptation. Cet effort n’est pas forcément problématique sur le long terme, mais nous avons considéré que notre faible maturité d’usage nous rendrait difficile la conception d’un outil vraiment adapté. Notre choix s’est donc orienté vers une solution plus clé en main, permettant de consacrer nos efforts à la production de contenus et sa structuration. Nous envisageons de nous reposer la question dans un an, quand nous aurons davantage de recul.
Ce choix d’outil nous a permis d’entamer le travail de centralisation, de mise à jour et de production d’articles – avec pour ambition qu’il remplace rapidement tous les documents que nous avons jusqu’ici mis à disposition via l’espace membre (sous forme de news ou de PDF), et devienne l’endroit où vous trouverez toute l’information dont vous pourriez avoir besoin.
Nous avons choisi de vous ouvrir l’accès à cet outil relativement tôt dans notre processus de construction, à la fois parce que nous pensons qu’il pourra être utile dès les premiers articles, et parce que vos retours sont nécessaires pour nous aider à ajuster notre démarche. Un premier atelier organisé lors de notre récente assemblée générale nous a permis d’en recueillir de précieux, et nous sommes susceptibles d’en organiser d’autres dans les prochains mois.
Comment accéder à l’outil?
Vous pouvez accéder à l’outil via l’adresse https://guide.smart.coop/ dans votre navigateur. Il sera également accessible très prochainement via votre espace membre.
L’outil est également accessible depuis votre téléphone mobile via ce même lien.
Que contient cette base de connaissance?
Au lancement, cet outil contient:
- Un article réunissant les principaux documents que vous pouviez jusqu’ici retrouver de façon dispersée au gré des parcours dans nos outils.
- Un article permettant de télécharger les documents administratifs de Productions Associées (RIB, etc.) les plus fréquemment demandés.
- Un registre des métiers qui permet d’identifier quelles activités sont possibles au sein de l’entreprise partagée et à quelles conditions, accompagné d’un article qui détaille comment et sous quelles conditions une activité chez Smart peut se concilier avec d’autres statuts (étudiant, pension, etc.).
- Une section consacrée aux services d’assurance dont vous bénéficiez au sein de l’entreprise partagée.
- De premiers tutoriels dont la vidéo guidant l’encodage d’une prestation dans l‘outil Contrat.
Cela n’est évidemment qu’un début et nous nous attelons déjà à la rédaction de nouveaux articles, de même qu’à leur traduction pour rendre l’outil utilisable par les membres néerlandophones, l’objectif étant d’enrichir progressivement cet outil pour qu’il vous soit, nous l’espérons, rapidement indispensable.