BE – Notes de frais: des conseils et une check-list

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[Belgique – Concerne les Administrateur·trices d’Activité uniquement]

La fin de l’année approche et la traditionnelle échéance de remise des notes de frais 2021 aussi. Pour permettre un traitement plus rapide des notes de frais liées à votre Activité, retrouvez ci-dessous quelques conseils et erreurs à éviter. Enfin, une permanence est organisée en ligne le 16 décembre (après-midi) pour répondre à vos questions.

Tout d’abord, petit rappel si nécessaire, qu’est-ce qu’une note de frais ?

Il s’agit d’un document qui regroupe les dépenses engagées dans le cadre de vos activités. Il permet de remettre les pièces justificatives permettant la prise en charge de ces dépenses par le budget de votre Activité, ces frais étant nécessaires à sa réalisation.

Une date à retenir : le 14 janvier 2022, c’est la date limite pour soumettre les notes de frais 2021 liées à votre Activité. Au-delà de cette date, elles ne pourront plus être prises en compte. Elles ne pourront pas être reportées à l’année suivante. 14 janvier, c’est la dernière limite. Mais le plus tôt sera évidemment le mieux, pour permettre aux conseillers et conseillères de les vérifier et valider dans les temps.

Anticipons quelques problèmes fréquents. Nous serons toutes et tous gagnant·es. Voici une check-list pour vous aider :

  • La note de frais est encodée, renvoyée SIGNÉE en format PDF et accompagnée de TOUS les justificatifs (factures, tickets, etc.) liés à cette note de frais. Il est indispensable de conserver les originaux des justificatifs sept ans chez vous.
  • Tous les documents sont DATÉS en 2021.
  • Votre budget est suffisant. Le montant de la note de frais envoyée ne doit pas dépasser votre budget d’activité.
  • Les factures sont établies au nom de Productions associées asbl, avec l’adresse de facturation suivante : PRODUCTIONS ASSOCIÉES ASBL – Rue Coenraets, 72 1060 Bruxelles – TVA : BE 0896.755.397
  • Les justificatifs de type « ticket de caisse » ou les factures établies à votre nom ne dépassent pas 25 euros TVAC.
  • Les preuves de paiement ou les bons de commandes seuls ne seront pas valables, il faut toujours une facture ou un ticket de caisse.
  • Les frais de déplacements ne peuvent être acceptés que si un contrat de travail est établi pour les dates concernées.
  • Les factures de GSM et internet doivent être à votre nom et seront remboursés sur base du contingent de jours travaillés sur la période que couvre votre facture.
  • Pour les achats de tablettes/smartphone/PC, veuillez contacter votre conseiller·ère avant de procéder à l’achat. En analysant votre situation professionnelle, il.elle pourra vous dire si vous pouvez acheter ces biens au nom de Productions Associées ou à votre propre nom et si ces achats seront bien considérés comme des frais professionnels.

Si vous achetez un bien d’investissement d’un montant supérieur à 1000 euros?

  • Encodez une note de frais séparée pour cet achat.
  • Vérifiez que vous disposez de suffisamment de budget et de disponible dans votre Activité.
  • Contactez votre conseiller·ère, ce type d’investissements fait l’objet d’un traitement administratif spécifique.
  • Enfin, quelques conseils pour permettre un traitement plus rapide de vos documents :
  • Envoyez les documents en format PDF ou jpg et en ATTACHÉ (et non dans le corps du mail).
  • Veillez à la qualité des photos (si vous n’avez pas de scan). Il existe des applications pour scanner avec votre smartphone et créer des PDF.
  • Faites un mail par note de frais
  • Nommez et ordonnez vos fichiers. Indiquez clairement la note de frais à laquelle correspondent les justificatifs. L’idéal serait de scanner tous les documents (Note de frais signée+ justificatifs dans l’ordre d’encodage) pour n’en faire qu’un seul et unique PDF.
  • Mentionnez dans l’objet de votre email la référence de la note de frais (DMD.NDF.xxxxxx)

Lire aussi: comment envoyer vos documents?

Encore des questions?

Afin de vous aider dans la finalisation des frais de l’année 2021, une permanence est organisée en ligne pour les admininistrateur·trices d’activité le 16 décembre de 14h à 16h. Les conseillers et conseillères répondront à vos questions sur des frais particuliers que vous auriez pu avoir dans le cadre professionnel et pourront vous aider à remplir une note de frais. Et en attendant, n’hésitez pas à déjà les contacter.

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