Notes de frais: des conseils et une check-list

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La fin de l’année approche et la traditionnelle échéance de remise des notes de frais 2022 aussi. Pour permettre un traitement plus rapide des notes de frais liées à votre Activité, retrouvez ci-dessous quelques conseils et erreurs à éviter. Enfin, certains bureaux Smart organisent des permanences pour répondre à vos questions liées à l’encodage de vos notes de frais.

Tout d’abord, petit rappel si nécessaire, qu’est-ce qu’une note de frais ?

Il s’agit d’un document qui regroupe les dépenses engagées dans le cadre de vos activités. Il permet de remettre les pièces justificatives permettant la prise en charge de ces dépenses par le budget de votre Activité, ces frais étant nécessaires à sa réalisation.

Une date à retenir : le vendredi 13 janvier 2023, c’est la date limite pour soumettre les notes de frais 2022 liées à votre Activité. Au-delà de cette date, elles ne pourront plus être prises en compte. Elles ne pourront pas être reportées à l’année suivante. 13 janvier, c’est la dernière limite. Mais le plus tôt sera évidemment le mieux, pour permettre aux conseillers et conseillères de les vérifier et valider dans les temps.

Anticipons quelques problèmes fréquents. Nous serons toutes et tous gagnant·es. Voici une check-list pour vous aider :

  • La note de frais est encodée, renvoyée SIGNÉE en format PDF et accompagnée de TOUS les justificatifs (factures, tickets, etc.) liés à cette note de frais. Il est indispensable de conserver les originaux des justificatifs sept ans chez vous.
  • Tous les documents sont DATÉS en 2022.
  • Votre budget est suffisant. Le montant de la note de frais envoyée ne doit pas dépasser votre budget d’activité.
  • Les factures sont établies au nom de Productions associées asbl, avec l’adresse de facturation suivante : PRODUCTIONS ASSOCIÉES ASBL – Rue Coenraets, 72 1060 Bruxelles – TVA : BE 0896.755.397
  • Les justificatifs de type « ticket de caisse » ou les factures établies à votre nom ne dépassent pas 25 euros TVAC.
  • Les preuves de paiement ou les bons de commandes seuls ne seront pas valables, il faut toujours une facture ou un ticket de caisse.
  • Les frais de déplacements ne peuvent être acceptés que si un contrat de travail est établi pour les dates concernées.
  • Les factures de GSM et internet doivent être à votre nom et seront remboursés sur base du contingent de jours travaillés sur la période que couvre votre facture et selon les règles en application concernant les délais de rentrée de ces frais. Seules les factures du dernier trimestre de 2022 seront recevables puisque les factures des trimestres précédents auront déjà été rentrées.
  • Pour les achats de tablettes/smartphone/PC, veuillez contacter votre conseiller·ère avant de procéder à l’achat. En analysant votre situation professionnelle, il.elle pourra vous dire si vous pouvez acheter ces biens au nom de Productions Associées ou à votre propre nom et si ces achats seront bien considérés comme des frais professionnels.

Si vous achetez un bien d’investissement d’un montant supérieur à 1000 euros?

  • Encodez une note de frais séparée pour cet achat.
  • Vérifiez que vous disposez de suffisamment de budget et de disponible dans votre Activité.
  • Contactez votre conseiller·ère, ce type d’investissements fait l’objet d’un traitement administratif spécifique.
  • Enfin, quelques conseils pour permettre un traitement plus rapide de vos documents :
  • Envoyez les documents en format PDF ou jpg et en ATTACHÉ (et non dans le corps du mail).
  • Veillez à la qualité des photos (si vous n’avez pas de scan). Il existe des applications pour scanner avec votre smartphone et créer des PDF.
  • Faites un mail par note de frais
  • Nommez et ordonnez vos fichiers. Indiquez clairement la note de frais à laquelle correspondent les justificatifs. L’idéal serait de scanner tous les documents (Note de frais signée+ justificatifs dans l’ordre d’encodage) pour n’en faire qu’un seul et unique PDF.
  • Mentionnez dans l’objet de votre email la référence de la note de frais (DMD.NDF.xxxxxx)

Lire aussi: comment envoyer vos documents?

Encore des questions?

Afin de vous aider dans la finalisation des frais de l’année 2022, plusieurs permanences sont organisées à :

  • Tournai: le 10 novembre de 13h30 à 15h30
  • Liège: le 16 novembre de 10h à 12h – S’inscrire
  • Gand: le 6 décembre de 10h à 12h
  • Anvers: le 22 novembre de 10h à 11h30
    et le 12 décembre de 15h à 16h30
  • Bruxelles (équipe Purple), le 8 décembre de 10h à 12h

Les conseillers et conseillères répondront à vos questions sur des frais particuliers que vous auriez pu avoir dans le cadre professionnel et pourront vous aider à remplir une note de frais. Et en attendant, n’hésitez pas à déjà les contacter.

9 réponses sur « Notes de frais: des conseils et une check-list »

URGENT : nous sommes le 2 Janvier. Il n’est plus possible d’accéder au calendrier 2021 pour encoder les frais de déplacement, repas,… dans l’interface d’encodage des frais

Bonjour, je pense que ce problème technique est résolu. Si ce n’est pas le cas n’hésitez pas à nous le signaler.

Bonjour,
j’ai rencontré le même problm et j’ai encodé ces frais ( dépl) à la date du jour du coup, en indiquant dans le calendrier les dates exactes. dois-je tout modifier?
merci d’avance

Bonjour Ingrid,
S’agissant d’une question plutôt individuelle, nous vous conseillons de vous adresser directement à votre conseiller·ère. Merci.

Bonjour,

Je désire rentrer mes notes de frais téléphone et Internet. J’ai ce message qui apparait:

« Si vous avez travaillé au moins 12 jours, le montant maximum du remboursement est de 100% du montant total. Si vous avez travaillé entre 6 et 11 jours, le montant maximum du remboursement est de 80% du montant total. Si vous avez travaillé 5 jours ou moins, le montant maximum du remboursement est de 50% du montant total. »

Le montant total = Le montant de mon abonnement?

Car la dernière fois, ma conseillère m’a dit que je ne pouvais prendre en considération que les jours prestés.

Donc: Cout de mon abonnement divisés par 30 jours (le mois) multiplié par le nombre de jours de contrats. Je trouve ça un peu aberrant car au final avec ce genre de calcul, il n’y a même pas de jours de prospection ou de suivi de client.

Merci pour vos réponses!

Amélie

Bonjour Amélie,
Merci de nous faire de vos questions. Nous veillons à apporter ici des réponses globales qui touchent l’ensemble de nos lecteur·rices. À vous lire, il me semble qu’il serait plus adéquat d’éclaircir ce point avec votre conseillère.

J’aimeras savoir la réponse à cette question aussi. Il me parait une question assez générale et qui s’applique à plein de cas. Pourriez vous nous partager la réponse? comment s’applique l’encodage des dépenses téléphoniques alors?

Bonjour ! Je pense que c’est une excellente question qui intéresse tout le monde ! 🙂 Quid du remboursement des frais internet et GSM pour utilisation professionnelle en-dehors des jours de prestation ?

C’est vrai ce sujet n’est pas simple à appréhender, les commentaires en témoignent. Voici donc une réponse plus concrète:
Le remboursement des frais de téléphone et d’internet ne se fait pas au pro rata des jours travaillés mais bien dans les limites suivantes :
• Si vous avez travaillé au moins 12 jours, le montant maximum du remboursement est de 100% du montant total.
• Si vous avez travaillé entre 6 et 11 jours, le montant maximum du remboursement est de 80% du montant total.
• Si vous avez travaillé 5 jours ou moins, le montant maximum du remboursement est de 50% du montant total.
Concrètement cela signifie que si vous avez travaillé 10 jours dans un mois de 30 jours, ça ne signifie pas que vous rentrerez 1/3, mais bien 80% de votre facture en frais. Si vous avez travaillé 15 jours, c’est la totalité que vous rentrez. Si vous avez travaillé qu’un seul jour, ça ne fait pas 1/30e mais bien 50% de la facture qui sera acceptée en frais. Les jours de prospection sont donc bien tenus en compte, par contre une certaine activité doit être justifiée en cas de contrôle fiscal.
Profitons-en également pour rappeler cet article https://kronik.smart.coop/be-internet-telephone-ordinateur%e2%80%af-avantages-de-toute-nature/

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