Notes de frais: des conseils et une check-list

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[Mise à jour octobre 2023 – Concerne les titulaires utilisant l’outil Activité uniquement]

La fin de l’année approche et la traditionnelle échéance de remise des notes de frais 2023 aussi. Pour permettre un traitement plus rapide des notes de frais, retrouvez ci-dessous quelques conseils et erreurs à éviter. Enfin, notez que certains bureaux Smart organisent des permanences pour répondre à vos questions liées à l’encodage de vos notes de frais.

Tout d’abord, petit rappel si nécessaire, qu’est-ce qu’une note de frais ?

Il s’agit d’un document qui regroupe les dépenses engagées dans le cadre de vos activités. Il permet de remettre les pièces justificatives permettant la prise en charge de ces dépenses par le budget de votre unité de production, ces frais étant nécessaires à sa réalisation.

Une date à retenir : le lundi 15 janvier 2024, c’est la date limite pour soumettre les notes de frais 2023 liées à votre unité de production. Au-delà de cette date, elles ne pourront plus être prises en compte. Elles ne pourront pas être reportées à l’année suivante. 15 janvier, c’est la dernière limite. Mais le plus tôt sera évidemment le mieux, pour permettre aux conseillers et conseillères de les vérifier et valider dans les temps.

Anticipons quelques problèmes fréquents. Nous serons toutes et tous gagnant·es. Voici une check-list pour vous aider :

  • La note de frais est encodée, renvoyée SIGNÉE en format PDF et accompagnée de TOUS les justificatifs (factures, tickets, etc.) liés à cette note de frais. Il est indispensable de conserver les originaux des justificatifs sept ans chez vous.
  • Tous les documents sont DATÉS en 2023.
  • Votre budget est suffisant. Le montant de la note de frais envoyée ne doit pas dépasser votre budget d’unité de production.
  • Les factures sont établies au nom de Productions associées asbl, avec l’adresse de facturation suivante : PRODUCTIONS ASSOCIÉES ASBL – Rue Coenraets, 72 1060 Bruxelles – TVA : BE 0896.755.397
  • Les justificatifs de type « ticket de caisse » ou les factures établies à votre nom ne dépassent pas 25 euros TVAC.
  • Les preuves de paiement ou les bons de commandes seuls ne seront pas valables, il faut toujours une facture ou un ticket de caisse.
  • Les frais de déplacements ne peuvent être acceptés que si un contrat de travail est établi pour les dates concernées.
  • Les factures de GSM et internet doivent être à votre nom et seront remboursées sur base du contingent de jours travaillés sur la période que couvre votre facture et selon les règles en application concernant les délais de rentrée de ces frais. Seules les factures du dernier trimestre de 2023 seront recevables puisque les factures des trimestres précédents auront déjà été rentrées.
  • Pour les achats de tablettes/smartphone/PC, veuillez contacter votre conseiller·ère avant de procéder à l’achat. En analysant votre situation professionnelle, il.elle pourra vous dire si vous pouvez acheter ces biens au nom de Productions Associées ou à votre propre nom et si ces achats seront bien considérés comme des frais professionnels.

Si vous achetez un bien d’investissement d’un montant supérieur à 1000 euros?

  • Encodez une note de frais séparée pour cet achat.
  • Vérifiez que vous disposez de suffisamment de budget et de disponible dans votre unité de production.
  • Contactez votre conseiller·ère, ce type d’investissements fait l’objet d’un traitement administratif spécifique.

Enfin, quelques conseils pour permettre un traitement plus rapide de vos documents:

  • Envoyez les documents en format PDF ou jpg et en ATTACHÉ (et non dans le corps du mail).
  • Veillez à la qualité des photos (si vous n’avez pas de scan). Il existe des applications pour scanner avec votre smartphone et créer des PDF.
  • Faites un mail par note de frais
  • Nommez et ordonnez vos fichiers. Indiquez clairement la note de frais à laquelle correspondent les justificatifs. L’idéal serait de scanner tous les documents (Note de frais signée+ justificatifs dans l’ordre d’encodage) pour n’en faire qu’un seul et unique PDF.
  • Mentionnez dans l’objet de votre email la référence de la note de frais (DMD.NDF.xxxxxx)

Lire aussi: comment envoyer vos documents?

Encore des questions?

Afin de vous aider dans la finalisation des frais de l’année 2023, plusieurs permanences seront organisées:

  • Anvers, le lundi 6 novembre de 9h30 à 11h30 – S’inscrire
  • Gand, le jeudi 9 novembre de 9h30 à 11h30 – S’inscrire
  • Bruxelles équipe Turquoise: le mardi 12 décembre de 14h à 15h30 suivi d’un drink – Pas d’inscription
  • Mons: le mardi 12 décembre de 14h à 17h.  Drink de 17h à 19h – Pas d’inscription
  • Liège, le mercredi 13 décembre de 10h à 12h30 – Pas d’inscription
  • Tournai (Notes de fêtes): le jeudi 14 décembre de 10h30 à 12h30, suivi d’un temps en toute convivialité autour d’un lunch qui aura lieu de 12h30 à 13h30 – S’inscrire
  • Charleroi(Notes de fêtes): le jeudi 21 décembre entre 14h et 17h – Pas d’inscription

Les conseillers et conseillères répondront à vos questions sur des frais particuliers que vous auriez pu avoir dans le cadre professionnel et pourront vous aider à remplir une note de frais. Et en attendant, n’hésitez pas à déjà les contacter.

À lire aussi: Frais de voiture et fiscalité: ce qui change pour votre unité de production

20 réponses sur « Notes de frais: des conseils et une check-list »

URGENT : nous sommes le 2 Janvier. Il n’est plus possible d’accéder au calendrier 2021 pour encoder les frais de déplacement, repas,… dans l’interface d’encodage des frais

Bonjour, je pense que ce problème technique est résolu. Si ce n’est pas le cas n’hésitez pas à nous le signaler.

Bonjour,
j’ai rencontré le même problm et j’ai encodé ces frais ( dépl) à la date du jour du coup, en indiquant dans le calendrier les dates exactes. dois-je tout modifier?
merci d’avance

Bonjour Ingrid,
S’agissant d’une question plutôt individuelle, nous vous conseillons de vous adresser directement à votre conseiller·ère. Merci.

Bonjour,

Je désire rentrer mes notes de frais téléphone et Internet. J’ai ce message qui apparait:

« Si vous avez travaillé au moins 12 jours, le montant maximum du remboursement est de 100% du montant total. Si vous avez travaillé entre 6 et 11 jours, le montant maximum du remboursement est de 80% du montant total. Si vous avez travaillé 5 jours ou moins, le montant maximum du remboursement est de 50% du montant total. »

Le montant total = Le montant de mon abonnement?

Car la dernière fois, ma conseillère m’a dit que je ne pouvais prendre en considération que les jours prestés.

Donc: Cout de mon abonnement divisés par 30 jours (le mois) multiplié par le nombre de jours de contrats. Je trouve ça un peu aberrant car au final avec ce genre de calcul, il n’y a même pas de jours de prospection ou de suivi de client.

Merci pour vos réponses!

Amélie

Bonjour Amélie,
Merci de nous faire de vos questions. Nous veillons à apporter ici des réponses globales qui touchent l’ensemble de nos lecteur·rices. À vous lire, il me semble qu’il serait plus adéquat d’éclaircir ce point avec votre conseillère.

J’aimeras savoir la réponse à cette question aussi. Il me parait une question assez générale et qui s’applique à plein de cas. Pourriez vous nous partager la réponse? comment s’applique l’encodage des dépenses téléphoniques alors?

Bonjour ! Je pense que c’est une excellente question qui intéresse tout le monde ! 🙂 Quid du remboursement des frais internet et GSM pour utilisation professionnelle en-dehors des jours de prestation ?

C’est vrai ce sujet n’est pas simple à appréhender, les commentaires en témoignent. Voici donc une réponse plus concrète:
Le remboursement des frais de téléphone et d’internet ne se fait pas au pro rata des jours travaillés mais bien dans les limites suivantes :
• Si vous avez travaillé au moins 12 jours, le montant maximum du remboursement est de 100% du montant total.
• Si vous avez travaillé entre 6 et 11 jours, le montant maximum du remboursement est de 80% du montant total.
• Si vous avez travaillé 5 jours ou moins, le montant maximum du remboursement est de 50% du montant total.
Concrètement cela signifie que si vous avez travaillé 10 jours dans un mois de 30 jours, ça ne signifie pas que vous rentrerez 1/3, mais bien 80% de votre facture en frais. Si vous avez travaillé 15 jours, c’est la totalité que vous rentrez. Si vous avez travaillé qu’un seul jour, ça ne fait pas 1/30e mais bien 50% de la facture qui sera acceptée en frais. Les jours de prospection sont donc bien tenus en compte, par contre une certaine activité doit être justifiée en cas de contrôle fiscal.
Profitons-en également pour rappeler cet article https://kronik.smart.coop/be-internet-telephone-ordinateur%e2%80%af-avantages-de-toute-nature/

Bonjour,
Sauf erreur de ma part, je n’ai reçu aucun e-mail m’annonçant la date limite. J’ai regardé il y a quelques jours en déplacement mes e-mails car ça me semblait bizarre et je n’ai rien vu dans mes e-mails.

Je découvre avec stupeur aujourd’hui que la date limite était le 13 janvier. Pour quelque chose d’aussi important, je pense qu’il est nécessaire d’avoir un e-mail dédié et des rappels dont le titre est clair afin d’attirer l’attention. J’ai pour quelques milliers des frais et pas certain de pouvoir les rentrer, c’est désagréable.

Bonjour Michel,

Je suis désolée de lire que vous vous trouvez en difficulté aujourd’hui. Pourtant, nous avons bien communiqué l’information :
– dans les newsletters d’octobre (info dans le titre), novembre et décembre. Nous avons vérifié et vous êtes bien dans le listing, ces trois newsletters vous ont donc été envoyées.
– dans votre espace membre (« news »)
– sur Kronik
– dans les signatures mail des conseillers

Bien à vous,
Claudia

Bonjour Virginie,
je ne retrouve plus l’info concernant le montant (en %) qui est possible d’inclure dans les frais de son activité pour une location d’un bureau.
Pourriez-vous me communiquer cela ? D’avance merci
Stéphanie

Bonjour Stéphanie,

Il me manque des informations pour pouvoir vous répondre précisément.
Si vous êtes en Activité, le mieux est de prendre contact avec votre conseiller.e.
Si vous êtes utilisatrice de l’outil Contrat, il est possible d’avoir une indemnité frais de bureau (frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau,…) pour vos prestations à domicile ou dans un local dont les frais ne sont pas directement pris en charge par votre employeur.
Forfait max de 5,71EUR par jour de prestation à la maison. Ce montant forfaitaire est uniquement accepté si, pour effectuer la prestation demandée par votre donneur d’ordre, vous travaillez régulièrement à domicile.

En espérant avoir répondu (un peu) à votre question 🙂
Claudia

Bonjour, en tant qu’artiste peut-on rentrer une note de frais faite avant son inscription. (dans le but d’une expo prochaine) merci

Bonjour,

Je vous invite à contacter l’une de nos équipes car nous ne pouvons apporter une réponse générale pour des cas aussi particuliers. Dans votre formulaire de contact, merci de préciser vos références Smart, la nature des frais et leur utilisation dans le cadre professionnel.

Bien à vous,
Claudia

Bonjour,

J’aimerais savoir s’il est possible de faire une facture au nom de Productions Associées pour un achat sur Amazon.

Faut il créer un compte pro avec les données de Productions Associées?

Merci d’avance
Hélène

Bonjour,

Vous pouvez créer un compte professionnel Amazone au nom de PA. Cependant, n’oubliez pas d’y renseigner le numéro de votre Activité pour qu’il apparaisse sur la facture.

Bien à vous,
Claudia

Bonjour,
Les appareils photos ne sont pas considérés pour l’instant comme des achats à usage mixte (comme les tablettes, smartphones,…), l’achat doit donc être fait au nom de Productions Associées. N’hésitez pas à contacter votre conseiller ou conseillère en cas de question.

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