Onkostennota’s: tips en een checklist

Diensten en tools

[Enkel voor de beheerders van een Activiteit]

Het einde van het jaar nadert, en dus ook de deadline om de onkostennota’s van 2022 in te dienen. Je vindt hier enkele tips over de do’s-and-don’ts, om ervoor te zorgen dat de onkostennota’s in verband met je Activiteit zo snel mogelijk verwerkt worden. Bovendien organiseren sommige Smart-kantoren een permanentie om je vragen over de onkostennota’s te beantwoorden.

Eerst en vooral herhalen we nog eens wat een onkostennota is. 

Dat is een document waarmee je alle onkosten inbrengt die je in functie van je Activiteit maakt. Die kosten kunnen enkel door middel van bewijsstukken ten laste genomen worden van het Budget van de Activiteit.

Je kan uiterlijk op vrijdag 13 januari 2023 je onkostennota’s voor 2022 indienen. Verlies die datum dus niet uit het oog. Daarna kunnen we je onkostennota’s niet meer in aanmerking nemen en je kan ze ook niet naar volgend jaar verschuiven. De uiterste datum is dan wel 13 januari, maar hoe vroeger je ze indient, hoe beter. Zo hebben de adviesverleners genoeg tijd om ze te controleren en goed te keuren.

Om alles vlot te laten verlopen voor iedereen, vind je hier een checklist om je te helpen:

  • Je maakt de onkostennota op en stuurt hem ONDERTEKEND terug in PDF-formaat, samen met ALLE bewijsstukken die verband houden met die kosten (facturen, tickets enz.). Het is belangrijk dat je de originele bewijsstukken zeven jaar bijhoudt.
  • Alle documenten moeten in 2022 GEDATEERD zijn.
  • Je hebt voldoende budget. Het bedrag van de ingediende onkostennota mag niet hoger liggen dan het budget van je Activiteit.
  • Facturen worden opgemaakt op naam van Verenigde Producties vzw, met het volgende facturatieadres: VERENIGDE PRODUCTIES VZW – Coenraetsstraat 72, 1060 Brussel – Btw: BE 0896.755.397
  • Bewijsstukken van het type ‘kasticket’ of de facturen die op jouw naam zijn opgesteld, mogen niet meer bedragen dan 25 EUR incl. btw.
  • Een betalingsbewijs of bestelbon alleen is niet geldig, je moet altijd een factuur of kasticket hebben.
  • Verplaatsingskosten worden enkel aanvaard als er voor de betrokken data een arbeidsovereenkomst werd opgesteld.
  • Gsm- en internetfacturen moeten altijd op jouw naam staan. Ze worden terugbetaald op basis van het aantal gewerkte dagen tijdens de periode waarop je factuur betrekking heeft en volgens de regels die van kracht zijn in verband met de indieningstermijnen van die onkosten. Zo aanvaarden we enkel de facturen van het laatste trimester van 2022, aangezien de facturen van de vorige trimesters al ingediend zijn.
  • Neem contact op met je adviesverlener vóór je een tablet, smartphone of computer koopt. Na analyse van je professionele situatie zal hij/zij je kunnen zeggen of je die toestellen op naam van Verenigde Producties of op je eigen naam mag kopen en of die aankopen wel als beroepskosten beschouwd zullen worden.

Wat als je een investeringsgoed koopt voor een bedrag hoger dan 1.000 euro excl. btw?

  • Maak voor die aankoop een aparte onkostennota op.
  • Controleer of je voldoende Budget en Beschikbaar hebt in je Activiteit.
  • Neem contact op met je adviesverlener, dit soort investering vereist een specifieke administratieve behandeling.

Ten slotte nog een paar tips voor een snellere verwerking van je documenten:

  • Stuur de documenten bij voorkeur in pdf- of jpg-formaat en in de BIJLAGE van je e-mail. Plak ze dus niet in de mail zelf of stuur geen zip-bestand.
  • Als je de documenten niet kan inscannen, zorg dan voor foto’s van goede kwaliteit. Intussen bestaan er wel (gratis) apps om met je smartphone te scannen en pdf-documenten te creëren.
  • Stuur per e-mail 1 onkostennota door.
  • Benoem en rangschik je bestanden. Duid helder aan welke bewijsstukken bij welke onkostennota horen. Ideaal zou zijn dat je alle documenten zo scant dat je één enkel pdf-document overhoudt (ondertekende onkostennota + bewijsstukken in de volgorde zoals ze op de onkostennota staan).
  • Vermeld in het onderwerp van je e-mail de referentie van de onkostennota (DMD.NDF.xxxxxx).

Lees ook: Je documenten versturen, hoe doe je dat?

Nog vragen?

Of kan je wel wat hulp gebruiken om de onkosten van 2022 af te ronden? Dan kan je terecht in:  

  • Antwerpen: op 22 november van 10 tot 11u30 en op 12 december van 15 tot 16u30
  • Gent: op 6 december van 10 tot 12 uur
  • Brussel (team Purple): op 8 december van 10 tot 12 uur 
  • Doornik: op 10 november van 13u30 tot 15u30  
  • Luik: op 16 november van 10 tot 12 uur

De adviesverleners zullen antwoorden op al je vragen over specifieke onkosten in verband met je werk en je helpen een onkostennota in te vullen, maar aarzel zeker niet om eerder al contact met hen op te nemen. 

Leave a Reply

Your email address will not be published.