[Update oktober 2023 – Enkel voor houders die de tool Activiteit gebruiken]
Het einde van het jaar nadert, en dus ook de deadline om de onkostennota’s van 2023 in te dienen. Je vindt hier enkele tips om ervoor te zorgen dat de onkostennota’s zo snel mogelijk verwerkt worden. Bovendien organiseren sommige Smart-kantoren een permanentie om je vragen over de onkostennota’s te beantwoorden.
Eerst en vooral herhalen we nog eens wat een onkostennota is.
Dat is een document waarmee je alle onkosten inbrengt die je in functie van je activiteiten maakt. Die kosten kunnen enkel door middel van bewijsstukken ten laste genomen worden van het Budget van je Productie-eenheid.
De onkostennota’s voor 2023 moet je uiterlijk op maandag 15 januari 2024 indienen. Verlies die datum dus niet uit het oog. Daarna kunnen we je onkostennota’s niet meer in aanmerking nemen en je kan ze ook niet naar volgend jaar verschuiven. Ook al is 15 januari de uiterste datum, hoe vroeger je ze indient, hoe beter. Zo hebben de adviesverleners genoeg tijd om ze te controleren en goed te keuren.
Om alles vlot te laten verlopen, vind je hier een checklist om je te helpen:
- Je maakt de onkostennota op en stuurt hem ONDERTEKEND terug in PDF-formaat, samen met ALLE bewijsstukken die verband houden met die kosten (facturen, tickets enz.). Het is belangrijk dat je de originele bewijsstukken zeven jaar bijhoudt.
- Alle documenten moeten in 2023 GEDATEERD zijn.
- Je hebt voldoende budget. Het bedrag van de ingediende onkostennota mag niet hoger liggen dan het budget van je Productie-eenheid.
- Facturen worden opgemaakt op naam van Verenigde Producties vzw, met het volgende facturatieadres: VERENIGDE PRODUCTIES VZW – Coenraetsstraat 72, 1060 Brussel – Btw: BE 0896.755.397
- Bewijsstukken van het type ‘kasticket’ of de facturen die op jouw naam zijn opgesteld, mogen niet meer bedragen dan 25 EUR incl. btw.
- Een betalingsbewijs of bestelbon alleen is niet geldig, je moet altijd een factuur of kasticket hebben.
- Verplaatsingskosten worden enkel aanvaard als er voor de betrokken data een arbeidsovereenkomst werd opgesteld.
- Gsm- en internetfacturen moeten altijd op jouw naam staan. Ze worden terugbetaald op basis van het aantal gewerkte dagen tijdens de periode waarop je factuur betrekking heeft en volgens de regels die van kracht zijn in verband met de indieningstermijnen van die onkosten. Zo aanvaarden we enkel de facturen van het laatste trimester van 2023, aangezien de facturen van de vorige trimesters al ingediend zijn.
- Neem contact op met je adviesverlener vóór je een tablet, smartphone of computer koopt. Na analyse van je professionele situatie zal hij/zij je kunnen zeggen of je die toestellen op naam van Verenigde Producties of op je eigen naam mag kopen en of die aankopen wel als beroepskosten beschouwd zullen worden.
Wat als je een investeringsgoed koopt voor een bedrag hoger dan 1.000 euro excl. btw?
- Maak voor die aankoop een aparte onkostennota op.
- Controleer of je voldoende Budget en Beschikbaar hebt in je Activiteit.
- Neem contact op met je adviesverlener, dit soort investering vereist een specifieke administratieve behandeling.
- Ten slotte nog een paar tips voor een snellere verwerking van je documenten:
- Stuur de documenten bij voorkeur in pdf- of jpg-formaat en in de BIJLAGE van je e-mail. Plak ze dus niet in de mail zelf of stuur geen zip-bestand.
- Als je de documenten niet kan inscannen, zorg dan voor foto’s van goede kwaliteit. Intussen bestaan er wel (gratis) apps om met je smartphone te scannen en pdf-documenten te creëren.
- Stuur per e-mail 1 onkostennota door.
- Benoem en rangschik je bestanden. Duid helder aan welke bewijsstukken bij welke onkostennota horen. Ideaal zou zijn dat je alle documenten zo scant dat je één enkel pdf-document overhoudt (ondertekende onkostennota + bewijsstukken in de volgorde zoals ze op de onkostennota staan).
- Vermeld in het onderwerp van je e-mail de referentie van de onkostennota (DMD.NDF.xxxxxx).
Lees ook: Je documenten versturen, hoe doe je dat?
Nog vragen? Krijg je koud zweet bij de gedachte aan administratie? Is het moeilijk in te plannen? We’ve got your back! We prikten voor jou een datum en zorgen voor een lekker ontbijt. Wat te verwachten: korte toelichting, wat zijn professionele kosten (en wat niet), we stellen samen een onkostennota op en beantwoorden je vragen. Ook zin om met andere vennoten na te denken over de beste aanpak? Schrijf je dan hier in voor de ontbijtsessie.
- In Antwerpen op 6 november van 9u30 tot 11u30
- In Gent op 9 november van 9u30 tot 11u30
Er staan later nog andere permanenties gepland om je te helpen met je onkostennota:
- Bergen: op dinsdag 12 december van 14 tot 17 uur, gevolgd door een drink van 17 tot 19 uur
- Luik: op woensdag 13 december van 9u30 tot 12u30
- Doornik: op donderdag 14 december van 10u30 tot 12u30, gevolgd door een drink tijdens de maandelijkse bijeenkomst “soupe, couque et coopération” van 12u30 tot 13u30
- Charleroi: op donderdag 21 december tussen 14 en 17 uur
Aarzel ook zeker niet om op voorhand al contact op te nemen met de adviesverleners.
Ook interessant om te lezen: https://kronik.smart.coop/belasting-op-autokosten-wat-er-verandert-voor-jouw-productie-eenheid/?lang=nl