En 2022, le «guide d’utilisation» est né (guide.smart.coop). Il ambitionne de centraliser et harmoniser toutes les informations essentielles pour naviguer en autonomie parmi les outils de Smart. Des documents administratifs dont les membres pourraient avoir besoin aux dernières informations relatives au statut d’artiste en passant par les questions assurantielles de l’entreprise partagée: presque tout y est (et tout y sera bientôt).
Louise Lefebvre, paysagiste (Bloc paysage) et membre de Smart depuis dix ans et sa conseillère, Elie Neufkens (équipe Purple à Bruxelles) nous ont dit tout le bien qu’elles en pensaient.
Le besoin d’un tel guide était-il évident?
L.L. – Oui! Le fait que toute l’information soit centralisée, ça m’aide et c’est aussi un gage de transparence vis-à-vis des membres. Les changements dans les statuts, les chiffres d’affaires, les attestations de dettes… c’est toujours intéressant d’être au courant de tout cela.
E.N. – Oui, oui, oui! La première chose que j’ai remarquée en arrivant chez Smart, c’est que l’information est diffusée partout, avec des milliers de supports différents. On sait qu’elle existe, mais ce n’est pas toujours simple de mettre la main dessus. Au moins maintenant, c’est centralisé. Il y a des règles qu’on prend peut-être aussi moins le temps d’expliquer parce qu’on est dans le pragmatique. Au moins avec ce guide, on a une base qui explique tout cela et qui permet aux membres d’être plus autonomes.
En quoi vous facilite-t-il la tâche?
E.N. – Je sais que je peux m’y fier, que les informations qui s’y trouvent sont à jour. Je ne perds pas de temps à vérifier et entrecouper des documents.
L.L. – Étant donné que je réponds à beaucoup de marchés publics pour lesquels j’ai besoin de toute une série d’attestations, j’ai tout le temps besoin de documentations administratives à jour. J’ai encore besoin d’Elie pour relire et signer certaines choses mais au moins les documents de base sont sur le guide et ce n’est plus la guerre pour obtenir les bonnes versions dans les délais impartis.
Comment pourrions-nous encore l’améliorer?
L.L. – Il faudrait assurer une veille régulièrement pour s’assurer qu’aucun document hébergé ne soit obsolète car pour certains d’entre eux, c’est le cas très vite! Pour répondre aux marchés publics on nous demande souvent des attestations qui aient moins de six mois ou moins de trois mois par exemple.
E.N. – Il manque encore certaines informations qui nous permettraient de renvoyer des règles ou une position claire aux membres qui nous interpellent sur certains sujets. Je pense par exemple aux notes de frais ou à la question de l’e-commerce. On peut toujours donner notre explication en direct mais ce serait plus simple de pouvoir nous appuyer sur un document officiel.