In 2022 zag de Gebruikersgids het levenslicht (guide.smart.coop). Het doel: alle belangrijke informatie bundelen en stroomlijnen zodat het mogelijk is de Smart-tools op eigen houtje te gebruiken. Dat gaat van administratieve documenten die de leden kunnen nodig hebben, over vragen in verband met verzekeringen van de gedeelde onderneming, tot actuele informatie over het kunstenaarsstatuut bijvoorbeeld. Alles is er nog niet, maar er wordt aan gewerkt.
Landschapsarchitecte Louise Lefebvre (Bloc paysage), die al tien jaar lid is van Smart, en haar adviesverlener Elie Neufkens (team Purple in Brussel), vinden het een goede zaak.
Was er nood aan zo een gids?
L.L. – Ja! Het helpt echt dat alle informatie op één centrale plek beschikbaar is en het getuigt ook van transparantie ten opzichte van de leden. De wijzigingen van de statuten, de omzet, schuldverklaringen … het is altijd interessant om daarvan op de hoogte te zijn.
E.N. – Ja, ja, ja! Het eerste dat ik merkte toen ik bij Smart aankwam, was dat alle info overal verspreid was, op duizenden verschillende plaatsen. Je weet dat ze bestaat, maar het is niet altijd eenvoudig om ze te vinden. Daardoor nemen we misschien ook minder tijd om bepaalde regels uit te leggen, omdat we pragmatisch willen zijn. Met de gids hebben we tenminste een basis waar alles is uitgelegd en kunnen de leden zelf makkelijk informatie opzoeken.
Hoe vereenvoudigt de gids je werk?
E.N. – Ik weet dat de informatie op de gids up-to-date is en dat ik erop kan vertrouwen. Geen tijdverlies meer met documenten nakijken en vergelijken.
L.L. – Er zijn veel openbare aanbestedingen waarop ik antwoord en waarvoor ik een hele resem attesten nodig heb. Ik ben dus constant op zoek naar administratieve documenten die up-to-date zijn. Om bepaalde dingen na te lezen en te ondertekenen, heb ik Elie nog nodig, maar de basisdocumenten zijn tenminste wel beschikbaar op de gids. Het is dus geen opgave meer om binnen de gestelde termijnen de goede versies van documenten te vinden.
Wat kan er nog beter?
L.L. – Het zou goed zijn om regelmatig te controleren of bepaalde documenten niet verouderd zijn, want dat is soms heel snel het geval. Wanneer ik aan openbare aanbestedingen deelneem, moet ik vaak attesten bezorgen die minder dan zes of drie maanden oud zijn bijvoorbeeld.
E.N. – Er ontbreekt soms nog informatie om regels of een duidelijk standpunt te kunnen bezorgen aan de leden die ons over bepaalde onderwerpen aanspreken. Denk maar aan de onkostennota’s of vragen rond e-commerce. We kunnen altijd onze uitleg geven, maar het zou makkelijker zijn als we ons op een officieel document kunnen baseren.
🡒 https://guide.smart.coop