De administratieve kracht van Smart: team Admin houdt het hoofd koel

Diensten en tools

Sinds kort laten we je kennismaken met de verschillende teams bij Smart. Wie zijn die bezige bijen die zich elke dag opnieuw inzetten voor de leden van de coöperatie?

FIM, FIDO, A1-formulieren, ASR en voorafgaande meldingen van detachering … Je raadt het al: we zijn bij team Admin aanbeland, dat ons graag wat meer vertelt over zijn dagelijkse werking en specifieke taken.

Het team telt dertien medewerkers en maakt deel uit van de Operationele Directie. De teamleden leiden de dagelijkse administratie in goede banen, afgestemd op de persoonlijke situatie van de leden voor al wat losstaat van contracten en activiteitenbeheer.

Een gesprek met Fatima Abouali en Isabelle Lemaire.

Net als de adviesverleners maken jullie deel uit van de Operationele Directie van Smart. Jullie staan dus paraat om de leden met raad en daad bij te staan?

We bieden inderdaad administratieve ondersteuning, zij aan zij met de adviesverleners. Onze taken zijn dus echt complementair. We verwerken zowel aanvragen van hen als van de leden zelf.

Bij team Admin voeren we tal van uiteenlopende taken uit voor onze leden. Enerzijds nemen we enkele HR-taken voor onze rekening. We verwerken documenten en aangiften voor de berekening van ziekenfondsvergoedingen of aanvullende werkloosheidsuitkeringen, maar versturen ook verschillende attesten (vakantiedagen, dimona, kinderbijslag enz.) of verzekeringsaangiften in geval van schade of een werkongeval. Daarnaast verwerken we documenten voor detacheringen naar het buitenland of de uitgifte van leurkaarten. Kortom: alles wat geen verband houdt met contracten of activiteitenbeheer. Zo krijgen we een constante stroom van aanvragen binnen van teams of leden. Anderzijds vervullen we een educatieve taak en lichten we bepaalde administratieve stappen toe.

Ook de verwerking van inschrijvingen is een belangrijk deel van onze job. In maart 2022 telden we een 700-tal inschrijvingsaanvragen van nieuwe leden. Het is onze taak om de persoonsgegevens te controleren en te valideren. Intern hebben we het over FIM, de inschrijvingsfiches voor nieuwe leden. We ontvangen dagelijks ook gemiddeld 70 aanvragen voor inschrijvingen van nieuwe klanten, wier gegevens we natrekken (btw, adres enz.). Zo hebben we rechtstreeks contact met veel verschillende mensen, met een onvermijdelijke stroom van bijkomende en soms onverwachte vragen tot gevolg. Aan ons om die personen dan op zijn minst door te verwijzen naar iemand die hen verder kan helpen.

Voorts verlenen we administratieve ondersteuning aan andere interne diensten van Smart voor al wat verband houdt met de leden (het indienen van e-facturen op overheidsplatformen, de validering van documenten, de correspondentie met de leden enz.).

Zo te horen vergt jullie job veel organisatorisch talent. Hoe gaan jullie precies te werk?

Het hele team kan voor alle taken worden ingezet. Ieder van ons kan met andere woorden gelijk welke taak op zich nemen, op enkele uitzonderingen na, omwille van toegangsbeperkingen. Om te vermijden dat het werk te eentonig wordt en om de concentratie op peil te houden, werken we in shifts van een halve werkdag. Wij (n.v.d.r.: Fatima en Isabelle) werken samen de planning uit en wijzen elke taak aan een duo toe.

Gezien de constante stroom van taken is er maar zelden een rustig moment. We proberen alle aanvragen binnen de drie dagen te verwerken, al lukt dat niet altijd. We schakelen overigens geregeld jobstudenten in om ons team te versterken, vooral in vakantieperiodes. En dat is heus geen overbodige luxe, als je weet dat we maandelijks bijna 750 detacheringen naar het buitenland verwerken. In sommige periodes van het jaar zijn er dat zelfs nóg meer.

Gelukkig zit de sfeer in ons team goed. We kunnen het goed met elkaar vinden en houden het hoofd koel, ook in drukke periodes.

In welk opzicht is het model van Smart bepalend voor jullie werk?

We staan klaar om onze leden te helpen, voor hen en met hen. Ons werk is vrij specifiek en cruciaal.

Soms krijgen we vragen voorgeschoteld waar we helaas geen pasklaar antwoord op hebben, zoals toen een moeder ons vroeg haar zoontje van 5 in te schrijven voor opnames. Bij Smart ligt de minimumleeftijd voor inschrijving op 15 jaar. Het is niet aan ons om een oplossing te zoeken in dergelijke bijzondere situaties. Wij verwerken veeleer de klassieke vragen, al zien we altijd toe op een goede opvolging en verwijzen we de leden indien nodig door naar andere collega’s.

We krijgen vaak complimentjes van de vennoten voor onze efficiëntie, ons snelle werk en het doorgeven van volledige en duidelijke informatie voor de opvolging van bijvoorbeeld inschrijvings- of ziekenfondsdossiers.

Je begrijpt het al: team Admin mag dan wel achter de schermen actief zijn, toch is ons werk cruciaal voor het goede verloop van de begeleiding die Smart aanbiedt. Ondanks de grote werkdruk staat bij dit hechte en enthousiaste team vooral dynamiek, professionaliteit, beroepsernst en samenwerking centraal.

Het volledige team bestaat uit:: Ahmed, Brigitte, Claude, Fatima, Fanny, Houda, Isabelle, Joëlle, José-Antonio, Julie, Martine, Ophélie en Rosalie (en jobstudenten Loicq, Romann en Hugo).

Leave a Reply

Your email address will not be published.