L’équipe comptable au service des sociétaires

En faisant le choix de Smart pour mener vos projets professionnels, vous mutualisez un ensemble de service et d’outils. Coup de projecteur sur l’un d’entre eux: le service compta. Faites connaissance avec le travail de l’équipe et ses projets au service de l’entreprise partagée et de ses sociétaires.

Commençons par situer l’équipe dédiée à la comptabilité dans l’organigramme. Depuis juin 2021, cette équipe de dix personnes est rattachée à la direction du développement et des finances de Smart. Cette direction comprend deux pôles bien distincts mais complémentaires:

• le pôle développement, composé des services de partenariats et international ainsi que des tiers-lieux
• le pôle finances dont dépendent les services comptabilité et
  relations clients.

Améliorer la qualité de service

Avec la réorganisation, le service comptabilité a défini un nouvel axe prioritaire dont l’objectif est de mieux prendre en compte et mieux s’organiser pour répondre aux demandes des sociétaires. Une démarche qui se fait en parallèle avec les besoins et les obligations comptables de nos diverses structures.

«Nous voulons être plus efficace avec un délai de réponse plus rapide et renforcer l’ expertise métier de l’équipe», précise Benoît, directeur adjoint du pôle finance, qui se charge depuis plusieurs mois de cette nouvelle évolution. En tant qu’expert-comptable et outre la coordination de l’équipe, il est le garant des obligations comptables fiscales et déclaratives de notre entreprise partagée. À ses côtés, Fabio, Maria, Christos, Philémon, Véronique et Christophe assurent le quotidien (paiement des factures, des salaires et des notes de frais, écritures comptables et autres manipulations nécessaires à la vie économique d’une organisation). Ils sont épaulés par Grégory dans la gestion des projets et deux consultants (Christian et Grégory – un autre) qui accompagnent la montée en compétence de l’équipe.

Un quotidien qui vous concerne
Le service comptabilité œuvre quotidiennement à de multiples tâches qui concernent très concrètement les sociétaires. Coup de projecteur sur quelques actions gérées par l’équipe.

La gestion des frais
Vous avez des frais professionnels? La note de frais permet leur prise en charge! Pour rappel, une note de frais est un document qui regroupe les dépenses engagées dans le cadre de vos activités. Elle permet de remettre les pièces justificatives en vue de la prise en charge de ces dépenses par le budget de votre Activité, ces frais devant être nécessaires à sa réalisation.
Il existe plusieurs types de frais :

• les factures avec TVA: Lorsque vous avez des dépenses professionnelles (on parle ici de facture de fournisseur, de facture de service, de sous-traitant, consommable et de bien d’investissement de moins de 250€ HTVA), vous pouvez, dans certains cas, demander à votre fournisseur/sous-traitant de libeller la facture au nom de Productions Associées ASBL. Ceci vous permettra, au moment où vous vous faites rembourser la facture via une note de frais, de récupérer la TVA sur la facture du fournisseur.
• les autres frais: Il s’agit de tous les autres frais pour lesquels vous n’avez pas de factures d’achats au nom de Productions Associées (par exemple: frais de déplacement, note de téléphone, d’internet, un ticket de magasin, etc.). Pour ces types de frais, la TVA n’est pas récupérable.
• les biens d’investissement: Dans le cadre de son développement économique, une Activité peut acheter des biens dits «d’investissement» (GSM, ordinateur, matériel de son, de prise de vue…) qui seront immobilisés au sein du patrimoine de Productions Associées et ainsi, amortis sur plusieurs exercices. Pour cela, il faut faire établir des factures d’achat (de biens ou de services) au nom de Productions Associées avec son numéro de TVA, ce qui permettra à Productions Associées de récupérer la TVA sur les biens achetés. Le budget de l’Activité ne sera donc impacté que par le montant hors TVA de la facturation.

Le prêt à taux zéro
En 2021, grâce notamment au soutien de la Région de Bruxelles-Capitale et au dispositif de financement mis en place par Finance & Invest Brussels, Smart a lancé un prêt aux Activités à un taux de 0%. Ni frais de dossier, ni intérêts, seul le montant du prêt doit être remboursé. 78 projets ont été ainsi accompagnés à hauteur de 320.000 euros. Un comité de financement neutre se réunit régulièrement afin de statuer de la validité des projets présentés. Ces financements ont été utilisés à des fins d’investissements en matériels professionnels légers (caméra, ordinateur, moniteur vidéo…) mais également lourds (machine industrielle, batterie…) ainsi que pour des formations. Ces aides ont permis à ces activités d’investir dans la relance post-covid et/ou au soutien dans leur développement. Ces possibilités d’investissements continuent en 2022, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre conseiller ou conseillère afin d’être aidé à monter votre dossier.

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Un projet de modernisation à moyen terme
En collaboration avec notamment la direction des systèmes d’information, le service comptabilité étudie actuellement les différents moyens de mettre à disposition des membres des outils de gestion comptable plus performants et ergonomiques. L’objectif est de gérer et soutenir plus efficacement le développement de leur activité économique.

Une des déclinaisons de ce projet à moyen terme vise par exemple à doter toute activité d’un compte de résultat et d’un bilan spécifique. «L’objectif est de permettre d’avoir un tableau de bord de gestion financière sur base d’une norme comptable standard. C’est vraiment permettre une gestion économique en tant que telle et permettre à nos membres de se développer en tant qu’entrepreneur·e au sein de notre structure coopérative», rajoute Benoît.

Dans les prochains mois, l’équipe comptabilité va continuer à développer des services pour permettre aux membres de bénéficier de tous les avantages nécessaires au développement économique de leur activité et de s’accomplir au sein de l’entreprise partagée!