Een boekhoudkundig team in dienst van de vennoten

Diensten en tools

Door voor Smart te kiezen om jullie professionele projecten in goede banen te leiden, delen jullie tal van diensten en tools. Een van die diensten is de boekhouding. We stellen ze aan je voor.

Laat ons beginnen met hun plaats in het organigram. Sinds juni 2021 maakt het 10-koppige team deel uit van de Directie Ontwikkeling en Financiën van Smart, die bestaat uit twee afdelingen. Ze zijn erg verschillend, maar vullen elkaar perfect aan:

  • de afdeling Ontwikkeling, met de teams Partnerschappen, Internationale ontwikkeling en Third places,
  • de afdeling Financiën, met de boekhouding en de klantendienst.

De kwaliteit van de dienst verbeteren

Naar aanleiding van de reorganisatie spitst de boekhouding zich toe op twee belangrijke aspecten: beter rekening houden met de vragen van de vennoten en zich beter organiseren om er een antwoord op te kunnen bieden, en werken voor de verschillende entiteiten van Smart met hun eigen behoeften en boekhoudkundige verplichtingen.

“We willen efficiënter werken door sneller antwoorden te bieden en de beroepservaring van ons team versterken”, aldus Benoît, adjunct-directeur van de afdeling Financiën. Hij houdt zich al een aantal maanden actief bezig met de nieuwe evolutie. Naast de coördinatie van het team staat hij als accountant ook garant voor de uitvoering van alle fiscale en boekhoudkundige aangifteverplichtingen van onze gedeelde onderneming. Zijn collega’s Fabio, Maria, Christos, Philémon, Véronique en Christophe voeren de dagelijkse taken uit (betaling van facturen, lonen en onkostennota’s, invoer van boekingen en andere handelingen die vereist zijn voor het economisch bestaan van een organisatie). Zij worden geruggensteund door Grégory voor projectbeheer en twee externe consultants (Christian en Grégory – een andere) die bijdragen tot de competentie-ontwikkeling van het team.

Dagelijkse taken die jullie aangaan

De boekhouding werkt dagelijks verschillende taken af die heel concreet van toepassing zijn voor de vennoten. Een kleine bloemlezing:

Onkostenbeheer

Heb je beroepsonkosten gemaakt die je graag terugbetaald krijgt? Dat kan met de onkostennota. Ter herinnering, een onkostennota is een document waarmee je alle onkosten inbrengt die je in functie van je activiteiten maakt. Die kosten kunnen enkel door middel van bewijsstukken ten laste genomen worden van het Budget van de Activiteit.
Er bestaan verschillende soorten onkosten:

  • facturen met btw: als je professionele uitgaven doet (bv. een factuur van een leverancier, elektriciteitsrekening, factuur van een onderaannemer, verbruiksgoederen en investeringsgoederen van minder dan € 250 excl. btw), kan je in bepaalde gevallen aan je leverancier/onderaannemer vragen om de factuur op te maken op naam van de vzw Verenigde Producties. Als je dan de factuur laat terugbetalen via een onkostennota, kan je de btw op de factuur van de leverancier recupereren.
  • andere onkosten: dit zijn alle andere onkosten waarvoor je geen aankoopfactuur hebt op naam van Verenigde Producties (bv. verplaatsingsonkosten, telefoon- en internetrekening, een kasticket enz.). Voor dit soort onkosten kan je de btw niet recupereren.
  • investeringsgoederen: in het kader van haar economische ontwikkeling kan een Activiteit zogenoemde “investeringsgoederen” kopen (gsm, computer, geluidsmateriaal, fototoestel …) die in het patrimonium van Verenigde Producties vaste activa worden en zo over verschillende boekjaren afgeschreven worden. Daarvoor moet je aankoopfacturen (van goederen of diensten) opmaken op naam van Verenigde Producties met vermelding van het btw-nummer van de vzw. Zo kan Verenigde Producties de btw op de gekochte goederen recupereren. Enkel het factuurbedrag exclusief btw zal dus van het Budget van de Activiteit afgetrokken worden.

Renteloze lening

Dankzij de steun van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de financieringsmaatregel die door Finance & Invest Brussels werd genomen, kon Smart in 2021 een renteloze lening toekennen aan Activiteiten. Geen dossierkosten, geen intresten, enkel het bedrag van de lening moet terugbetaald worden. In totaal werd er zo 320.000 euro geleend aan 78 projecten. Een neutraal financieringscomité komt regelmatig bijeen om te oordelen over de geldigheid van de voorgestelde projecten. De financieringen werden gebruikt om zowel te investeren in licht professioneel materiaal (camera, computer, videomonitor …) als zware industriële machines of batterijen en om opleidingen te betalen. Dankzij die hulpmaatregelen konden de activiteiten in kwestie investeren in hun herstel na corona en/of steun krijgen voor hun ontwikkeling. In 2022 blijven de investeringsmogelijkheden bestaan. Aarzel dus niet om hulp te vragen aan je adviesverlener voor de opmaak van een dossier.

Lees ook: Financiering tegen 0%, het overwegen waard!

Een moderniseringsproject op middellange termijn

In samenwerking met de directie van de informatiesystemen (IT) bestudeert de boekhouding momenteel de verschillende mogelijkheden om krachtigere en meer gebruiksvriendelijke boekhoudtools ter beschikking te stellen van de leden. Het doel: ervoor zorgen dat ze hun economische activiteit efficiënter kunnen ontwikkelen.

Een van de punten van dit project op middellange termijn beoogt bijvoorbeeld een resultatenrekening en specifieke balans voor elke activiteit. “Het doel bestaat erin een financieel dashboard te creëren op basis van een standaard boekhoudnorm. Zo kunnen de leden zelf instaan voor het economisch beheer van hun activiteit en zich echt als ‘ondernemer’ ontwikkelen binnen onze coöperatieve structuur”, voegt Benoît nog toe.

In de komende maanden zal het boekhoudkundige team nog diensten ontwikkelen voor de leden. Zo kunnen ze een beroep blijven doen op alle voordelen die nodig zijn voor de economische ontwikkeling van hun activiteit en zich vervolmaken binnen de gedeelde onderneming.

Leave a Reply

Your email address will not be published.