Samen naar een betere toekomst: de DOP test nieuwe manier van werken

Diensten en tools

Het verhaal van Smart is er een van 25 jaar evolutie en tal van veranderingen, de ene al wat zichtbaarder dan de andere. Zo ook de verandering bij het operationele team, jullie adviesverleners en hun directie. Maar als alles goed gaat, waarom zou je dan iets veranderen? Dat is het net. Alles gaat goed omdat Smart vaak wist te anticiperen en zich kon aanpassen aan de nieuwe praktijken van de leden, aan innovatieve voorstellen en de talloze uitdagingen waarmee de coöperatie geconfronteerd werd. Met andere woorden, Smart leeft!

Waarom veranderen? Binnen welk kader past die verandering? Het operationele team van Smart denkt constant na over zijn manier van werken en hoe het beter kan, zodat iedereen opgevolgd kan worden op basis van wat ze nodig hebben.

Die reflectie maakt ook deel uit van de strategische doelstellingen die Smart voor 2025 heeft bepaald en de pijlers 2 en 3 in het bijzonder (“Smart voor iedereen” en “Smart in dienst van mijn project”). Aan de basis liggen ook de aanbevelingen uit de verschillende cycli van Smart in Progress, de enquête over de toegankelijkheid van de kantoren van vorige zomer en de feedback van de teams op het terrein.

Ten slotte hebben de stijging van het aantal leden en de diversifiëring van de sectoren binnen Smart ertoe geleid dat de taken van de adviesverleners de laatste jaren ook veelzijdiger geworden zijn. Iedereen kan alles doen en dat is heel verrijkend. Alleen leidt dat vaak tot stress door te veel aanvragen of te lange verwerkingstermijnen voor bepaalde types aanvragen. Het is vaak zelfs moeilijk om de nodige tijd vrij te maken voor een meer persoonlijke begeleiding.

Op basis van die vaststelling wordt de werkorganisatie nu herbekeken en in vraag gesteld. Meer nog, sinds 8 juni loopt er een proefproject in de kantoren van Luik en Charleroi dat zes maanden zal duren.

Er werden vier takken gecreëerd. Het doel? De teams tijd geven om zich meer in het bijzonder te richten op de verschillende facetten van het beroep van adviesverlener en de noden van de leden van naderbij te kunnen opvolgen om altijd op dezelfde golflengte te blijven.

— De vrijwaring van jullie activiteiten (toepassing btw-regels, wanneer een contract aan te gaan, best practices voor de invoer van gegevens …);
— Het eerstelijnscontact om de tools te begrijpen, vragen te stellen, oplossingen te vinden aangepast aan jullie professionele projecten;
— De economische en sociale begeleiding die we nog verder willen ontwikkelen bij Smart;
— Het coöperatief leven en de lokale verankering die de laatste maanden wat op de achtergrond verdwenen waren.

Tijdens deze proefperiode zullen de adviesverleners van de twee steden niet meer per team werken maar per tak. Het doel: evalueren welke impact deze manier van werken heeft op het dagelijkse werk en de opvolging van jullie documenten bijvoorbeeld (meer bepaald de reactietijd), maar ook elke discipline meer in detail ontwikkelen. Bovendien willen we bekijken hoe we de banden kunnen versterken en erop toezien dat er kwaliteitsvolle interpersoonlijke relaties ontstaan en blijven bestaan.

Het is dus vooral de manier van samenwerken die tijdens de proefperiode anders wordt.

De leden van Luik en Charleroi werden uiteraard vóór de reorganisatie op de hoogte gebracht. Er is elke maand een tussentijdse opvolging met een steekproef van leden voorzien, om te evalueren welke impact de nieuwe organisatie heeft. Na de proefperiode van zes maanden wordt dan de balans opgemaakt om samen de basis te leggen voor de begeleiding van morgen.

Leave a Reply

Your email address will not be published.