De algemene vergadering van de coöperatie nadert met rasse schreden. Als voorbereiding rondt de Raad van bestuur van SmartCoop alle dossiers af. De behandeling ervan neemt immers meerdere maanden in beslag en vergt tal van vergaderingen om zich te informeren, te discussiëren, wijzigingen aan te brengen, en ten slotte besluiten te nemen. Sinds januari vonden er vier vergaderingen plaats en vóór de algemene vergadering van 21 juni is nog een laatste bijeenkomst gepland. Wat er op tafel lag? Antwoord in deze Kronik.
Meteen na hun aantreden in de zomer van vorig jaar heeft de Raad van bestuur in een stevig tempo dossiers opgestart tot eind 2021. Na de goedkeuring van de voorlopige begroting voor 2022 is het gebruikelijk de balans op te maken van de verschillende organen en lopende projecten. In dat verband werden de activiteit van het ethisch comité en het Diversiteitsplan geëvalueerd. Ook de situatie van Smart in Frankrijk werd regelmatig opgevolgd en er werd een overzicht van prioritaire projecten voorgelegd.
Daarbovenop wordt de algemene vergadering voorbereid: afsluiting van de rekeningen voor 2021, goedkeuring van de verschillende beheer- en bijzondere verslagen, voorbereiding van de agenda, vernieuwing van de Raad van bestuur…
Focus op vier dossiers
- De constante inzet voor de evolutie van de werking van de RvB en van het bestuur van Smart. Verschillende ontwikkelingen werden voorbereid en overeengekomen in de loop van de verschillende RvB om de wijze te bepalen waarop we collectief werken, besluiten nemen of de agenda bepalen. De resultaten hiervan zijn nu opgenomen in het intern reglement van de RvB. Naast de werking eigen aan de RvB is ook het beheer van Smart in ontwikkeling: de banden met de RvB van de Stichting en de jaarlijkse rotatie van de RvB van SmartCoop1. Er is ook gewerkt aan een oproep tot kandidaatstelling voor de gedeeltelijke vernieuwing van de RvB.
- De participatie van de vennoten en een jaar pauze voor Smart in Progress. Dankzij die pauze konden we de balans opmaken van het proces en de uitvoering van de aanbevelingen. De acties die zijn ondernomen naar aanleiding van het denkwerk van de werkgroepen werden verduidelijkt en zichtbaar gemaakt. Bovendien werd de onderbreking gebruikt om onze best practices qua participatie te ontwikkelen, door andere formats te bedenken die vanaf september zullen worden getest.
- De third places van LaVallée. Door een inventaris op te stellen en samen te zitten met het team dat de plek beheert, konden we ons een (bijna) volledig beeld van het LaVallée-project vormen. De beleidslijnen voor de komende jaren worden momenteel besproken en zullen ervoor zorgen dat het project verder kan groeien.
- De gebruiksovereenkomst. Binnenkort wordt er een nieuwe gebruiksovereenkomst (aangevuld met gebruiksregels) voorgelegd aan de leden. Dit wordt het belangrijkste juridische kader waarin zowel de relaties, rechten en plichten, als de verantwoordelijkheden van Smart als gedeelde onderneming en van de leden worden vastgelegd. De Raad van bestuur heeft de werkzaamheden gevolgd en vervolgens het nieuwe kader goedgekeurd.